Чем документ отличается от записи?

документ и запись

Прочитав заголовок многие могут подумать, что здесь и разбираться то нечего. И вообще вопрос не стоит выеденного яйца. Возможно. Но как же часто в своей практике нам приходилось сталкиваться с полным непониманием этих различий, и трудностями которые в связи с этим появлялись. Итак начнем по порядку.

Первое. Зачем знать эти различия?

Это необходимо всем тем, кто работает, учится, внедряет и т.п. в компаниях, которые используют в своей ежедневной практике стандартизацию бизнес-процессов, стандарты серии ISO, ХАССП, GMP и т.п. В данных случаях, все понятия связанные с документами и записями являются азбучными и обязательными.

Второе. Что такое документ?

Документ, это информация зафиксированная в любом виде и носителе (электронный, бумажный, на флешке, на компьютере, в папке и т.п.) которая обладает некоторыми обязательными атрибутами. Прежде всего это:

  • Утверждение. Документ обязательно должен быть утвержден кем-то, то есть иметь подпись, а возможно и печать.
  • Распространение. Действие документа (или вернее той информации, которая в нем находится) имеет свою силу на некий круг лиц или функций. Причем силу обязательного характера.
  • Идентификация. Это название, нумерация, кодировка, вид оформления и т.п. То есть все то, что позволяет нам отличать данный конкретный документ от всех остальных.

Третье. Что такое запись?

Запись, это тоже информация, также зафиксированная на любом носителе и в любом виде, но уже обладающая другими признаками. И прежде всего это — фиксация результатов действий. Запись может фиксировать факт или необходимость совершения какого-либо действия или мероприятия. Как факт – допустим журнал регистрации чего-то там. Как необходимость – график проведения чего-нибудь когда-нибудь.

Четвертое. В чем отличие?

Если просто – документ, это некий документ, который описывает что делать, кому делать, когда и как именно это делать.

А запись – это информация, которая служит доказательством того, что кто-то что-то сделал, когда и как именно он это сделал или должен сделать.

Хотите проверить себя? Тогда в комментариях ниже ответьте на два простых вопроса:

  1. Приказ о трудоустройстве – это документ или запись?
  2. Акт выполненных работ — это документ или запись?



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *