3 кита процессного управления: схематизация – регламентация – визуализация!

бизнес процессы

 

 

 

 

 

Любой проект по созданию системы управления, основанной на процессном подходе должен пройти три базовые стадии, которые мы смело называем 3 кита процессного управления.

Схематизация бизнес-процессов.

Это начало работы по процессному управлению. Без формирования схем каждого бизнес-процесса, продолжать какую-либо работу – нет смысла. Анализ процессов, поиск дублирующих операций, установка взаимосвязи между процессами – все это и еще множество другого делается на основе именно схем бизнес-процессов.

Для описания схем бизнес-процессов используется множество различных форматов, или как принято говорить – нотаций. Самая простая из них, это обычная схема, которую используют для описания алгоритмов.

Для формирования схем бизнес-процессов используют следующие методы:

Интервью с сотрудниками. Вы опрашиваете специалистов о последовательности их действий и описываете в дальнейшем в виде схемы бизнес-процесса.

Наблюдение за действиями сотрудников. Не всегда и не все специалисты могут Вам подробно рассказать о своих действиях в виде последовательного алгоритма. Тогда необходимо понаблюдать за действиями сотрудников и уже на основе своих наблюдений создать схему процесса.

Каждую сформированную схему бизнес-процесса необходимо проверить. Это значит, что вы должен взять описанную схему процесса и пронаблюдать за фактическими действиями сотрудников. Это позволит Вам определить – все ли операции Вы учли и насколько схема отражает реальное положение дел.


Регламентация бизнес – процессов.

После того как схемы созданы и проверены на реалистичность, можно приступать к следующему базовому периоду – Регламентация.

Регламентация бизнес-процессов – это когда Вы схему процесса превращается в документ, который регулирует деятельность конкретного либо специалиста либо подразделения. Регламент должен содержать в себе следующие основные данные:

  • Указание на владельцев и участников бизнес-процесса.
  • Описание входов в бизнес-процесс;
  • Описание выходов из бизнес-процесса;
  • Схему бизнес-процесса с описанием действий.
  • Типовые формы записи (при их наличии).
  • Перечень необходимых ресурсов.
  • Ссылки на внешние или внутренние нормативные документы.

Регламент может содержать и другие необходимые сведения по усмотрению компании.

Регламенты оформляются в виде конкретных отдельных документов, имеют титульный лист с информацией о дате утверждения. Желательно иметь систему идентификации регламентов в виде специальных кодов.

Регламенты должны согласовываться с основными участниками и владельцем бизнес-процесса и утверждаться руководителем.


Визуализация бизнес-процессов.

К сожалению, как показывает опыт, персонал редко читает и тем более пользуется регламентами в своей работе. Все это приводит к большому количеству несоответствий между регламентами (бумажными требованиями) и фактическому функционированию бизнес-процессов.

Самым эффективным решением подобной проблемы является – визуализация процессов.

Визуализация – это изображение основных требований бизнес-процесса и его схемы в виде графических рисунков, фотографий или картин с применением различных эффектов визуализации (цвета, размеры и т.п.).

Таким образом, каждый бизнес-процесс превращается в некое подобие картины или рисунка, который наглядно показывает все его требования и последовательность действий. Эти рисунки вывешиваются в общедоступных местах либо прямо над рабочими местами специалистов. И каждый сотрудник, даже если он не читал регламент, очень быстро запоминает все его требования и схему процесса.

 



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *