Какие должны быть стандарты оформления регламентов по ХАССП или ISO

стандарты оформления регламентов

Итак, Вам необходимо решить очень немаловажный вопрос — как именно будут выглядеть Ваши документы.

И оформить все в стандарты оформления регламентов.

Почему это важно?

В ближайшее время Вам предстоит создать десятки (если не больше) самых различных документов — от рабочих инструкций до технологических регламентов. Если Вы начнете это делать без конкретного стандарта, что получится в итоге?

Целая куча, не похожих друг на друга документов. Каждый отдел или участок, каждый отдельный человек — будет писать так, как удобно именно ему или так как он уже умеет. Без скандалов не обойдется. Поверьте.

Кто-то может сказать, что это не очень важно. Да конечно, стилистика и оформление документов не являются критичными для функционирования системы. Важнее чтобы сами документы были.

Но мы так устроены, что уважительно относится к тому — что называем документом. А документом мы называем не любые бумажки. А только те, которые выглядят, как настоящие документы.

Ну и еще один момент. Единообразные стандарты оформления регламентов позволяют создавать именно те документы, которые необходимы. Устанавливая изначально правила по содержанию, оформлению титульного листа, наличию листов согласования и утверждения — мы сразу устанавливаем и конкретные требования.

Так прописав требование по наличию, допустим, в верхнем колонтитуле строки “Ред № …”, мы автоматически устанавливаем требование об обязательном указании редакции каждого документов. Что очень сильно облегчит Вам жизнь в будущем. Ну и то же самое по остальным разделам.

 

Итак, что именно Вы должны прописать в стандарты оформления регламентов (приводим минимальные требования, Вы можете дополнять их так, как считаете нужным):

1. Титульный лист:

  • Утверждение документа. Должен содержать в себе данные о должности, ФИО и дате утверждения документа.
  • Наименование как самого документа, так и вида документа (инструкция, положение, регламент и т.п.).
  • Реквизиты документа, такие как дата / ФИО разработчика или автора документа / номер редакции и т.п.

2. Содержание.

  • Раздел “Назначение и область применения”, в которых должно быть прописано, кто именно должен выполнять эти требования, зачем нужен этот документ и какие именно вопросы он отражает.
  • Нормативные ссылки — могут быть как на внешнюю нормативную документацию и законодательство, так и на внутренние инструкции.
  • Термины и определения, возможно добавления наиболее часто употребляемых сокращений.
  • Самое содержание документа, которое может делиться либо на главы, разделы и т.п. Их количество может быт любое.
  • Входы и выхода бизнес-процесса — применяются только в случае если Вы описываете регламенты бизнес-процессов. В данном случае Вы фиксируете конкретные входы в процессы и требования к ним, ну и соответственно аналогично выходы. Также желательно указывать условия возникновения обоих.
  • Формы записей — если документ подразумевает или прямо говорит об утверждении некотой стандартой (типовой) форме записей, выделите в табличном формате их в самом конце документа, чтобы сразу можно было с ними ознакомиться.

3. Обязательные страницы.

  • Список согласования — если Вы подразумеваете согласовывать каждый документ с широким кругом сотрудников.
  • Список ознакомления, где должны расписываться все, кто будет знакомиться с данным документом.

Если считает необходимым, можете дополнять каждый пункт своими требованиями.

Также Ваши стандарты оформления регламентов должны содержать систему кодировки документации, по которой сразу можно определить к какому вопросу или участку относится данный документ.

Каких-то конкретных требований тут не существует, приведем Вам примеры некоторых часто используемых систем.

1. СокращенияСТП или СТО или СТК, то есть это сокращенно стандарт предприятия или организации или компании.

2. Ссылка на пункт стандарта ХАССП (ISO), то есть допустим СТП 4.2.2 — Стандарт описания производства. и т.д.

3. Просто нумерация документов. Когда Вы каждому документу присваиваете некий последовательный код, допустим СТО 001 или СТК 12. . Не рекомендуем данный формат.

4. Кодировка подразделений и нумерация документов. Вы делаете общий список Ваших подразделений и присваиваете каждому из них код, в двухзначной системе (01,02 и т.п.). Потом каждый документ, который разрабатывается для данного подразделения Вы присваиваете обычный последовательный код. Получается что-то вроде этого — СТО 01.003. или СТП 11.02. Ну и т.п.

5. Кодировка процессов и нумерация документов. Аналогично предыдущему, только кода присваиваются не подразделениям, а списку процессов.

После создания всего вышеуказанного Вы получаете полноценную систему стилизации Ваших документов. Вы можете на титульный лист добавить свой логотип, какие-нибудь визуальные знаки и символы. Здесь уже вопрос вашей творческой фантазии. Главное, включайте это все в Ваши стандарты оформления регламентов.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *