Как часто проводить внутренние аудиты?

внутренние аудиты

 

 

 

 

Вопрос частоты проведения внутренних аудитов не так прост, как кажется.

Да, если обратится к обязательным требованиям, предъявляемыми различными системами, то и стандарты ISO 9001 и ISO22000 и ХАССП требуют проводить аудиты не реже одного раза в год.

Но достаточно ли этого в действительности?

По своей практике могу однозначно заметить, что нет.

Каждая компания, которая внедряет у себя любую систему менеджмента качества, ХАССП или просто бизнес-процессы, в первый и второй год своей работы по новым правилам естественно допускает множество ошибок. Более того, персонал Компании всегда с трудом идет на любые новшества в управлении. В общем, что говорить. Изменение любой системы управления похоже на старое ржавое водяное колесо. Которое сначала очень трудно сдвинуть с места и начать крутить, но которое зато потом будет крутиться с нужной скоростью абсолютно самостоятельно.

Так вот, чтобы это самое колесо управления сдвинулось с мертвой точки – тоже нужны внутренние аудиты. Считайте их дополнительным толчком. А теперь вопрос – если колесо толкать один раз в год, когда оно закрутиться? Правильный ответ – никогда!

Значит ли это, что внутренние аудиты нужно проводить как можно чаще? Тоже нет. Ведь любой аудит требует определенных ресурсов, и не всегда только временных. Поэтому конечно, аудиты не должны стать тяжким финансовым бременем для компании. Плюс второй фактор. Если постоянно дергать людей проверками (а аудит всегда будет восприниматься только как проверка), то массу внутрикорпоративных конфликтов и напряженной ситуации в коллективе, вам не избежать. В общем как я обычно повторяю на каждом своем тренинге – без фанатизма!

Наилучший результат показывает следующая система проведения внутренних аудитов:

  1. Компания делится на части (по структурным подразделениям, либо по функциональным блокам, либо по группам бизнес-процессов).
  2. Устанавливаем частоту аудитов каждой части (или блока). Основные функциональные блоки (то есть там, где и происходят все основные процессы в Компании) в первый год должны проверять не реже 9-ти раз за год. Во второй год – не реже 6-ти раз за год. В третий и последующий год — не реже 2-х раз за год. Обслуживающие подразделения (процессы) в первый год проверяются не реже 6-ти раз за год, во второй год – не реже 4 –х раз за год, далее не реже 2-х раз в год.
  3. Теперь формируем программу аудитов на год. Аудит проводится 10 месяцев в году. Каждый месяц за исключением декабря и января (праздники и смысла проводить аудиты тут нет). Каждый месяц проверяться одно-два (максимум три) функциональных блока Компании, с учетом той частоты, которую мы установили до этого.

В итоге.

  1. Несмотря на то, что аудит проводится ежемесячно – проверяются всего несколько подразделений, и сам аудит никогда не занимает более одного дня.
  2. В каком бы подразделении не проводился внутренний аудит, вся компании знает о его проведении и поддерживается таким образом в хорошем дисциплинарном тонусе.
  3. Данная система позволяет за один-два года выявить и устранить все основные несоответствия, подправить документы и приучить персонал к необходимости работать только по регламентам (потому что спросят).


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *