10 основных ошибок при организации и проведении внутренних аудитов бизнес-процессов

 

Внутренний аудит

 

Каждая компания, вне зависимости от ее размера, вида деятельности и длительности существования, после внедрения систем ISO или ХАССП, либо внедрения системы управления на основе регламентации бизнес-процессов, сталкивается с необходимостью проведения внутреннего аудита своей системы. Зачем именно это нужно, вы можете узнать отсюда.

Здесь же мы хотим рассмотреть несколько основных ошибок, которые совершают многие, кто впервые и самостоятельно пытаются организовать внутренний аудит качества. Начнем по порядку.

Ошибка № 1. Формальный подход.

Сообщаем сразу. Раз и навсегда. Если вы делаете систему для «показа кому-то», для галочки или еще по какой формальной причине, то мудрить с системой внутреннего аудита вам нет никакого смысла. Формальный подход здесь не пройдет.

Создавайте реалистичную систему, выбирайте нормальных и реальных внутренних аудиторов  и серьезно подходите ко всему остальному.

Ошибка № 2. Проверка только документов.

Многие почему –то считают что внутренний аудит нужен только для проверки документации. И в итоге весь аудит проводится только в одном кабинете и заканчивается актуализацией регламентов, в которых поправляются наименования должностей и пропущенные ранее орфографические ошибки. Это не верно.

Каждый аудит, как минимум, должен включать в себя три составляющие:

— аудит документации;

— аудит знаний сотрудников о системе;

— аудит  действий сотрудников.

Только тогда может сформироваться полноценная картина. Иначе вы видите только кусочек общей мозаики.

Ошибка № 3. Не компетентные аудиторы.

Мало в какой компании находятся сотрудники, добровольно желающие стать внутренними аудиторами. В итоге назначают – добровольно-принудительно. А в итоге в состав аудиторов попадают те, кто просто никогда не спорит с руководством. И никто и не пытается оценить их компетентность и способность к проведению внутреннего аудита. Результат соответствующий. Поверхностный аудит не приносящий никаких результатов. Поэтому выбирайте компетентных аудиторов.

Ошибка № 4. Редкий аудит.

Есть обязательное требование практически во всех системах (ISO, ХАССП и т.п.) которые требуют проведение внутреннего аудита не менее чем один раз в год. И многие так и проводят. Хотя в первые год-два после описания бизнес-процессов или создания системы пищевой безопасности ХАССП, нужна очень точечная информация о функционировании системы. Необходимы быстрые исправления несоответствий и ошибок допущенных во время создания системы управления. Делать это раз в год??? Конечно нет. Настоятельно рекомендуем проводить аудит не реже одного раза в квартал.

Ошибка № 5. Карательные меры по итогам первого аудита.

Многие руководители получив в руки первый или второй отчет по внутреннему аудиту бывают поражены количеству выявленных ошибок или недочетов. Реакция закономерна – сколько было денег и усилий затрачено на создание системы управления, а в итоге «они не хотят ничего делать по правилам». И следуют карающие меры – денежных штрафы, публичные выговоры и т.п.

Не рекомендуем этого делать. Особенно по результатам первых двух-трех внутренних аудитов (если они конечно у вас проводятся чаще чем один раз в год). Персонал компании еще не привык к новой системе. Сразу применяя карательные меры, вы кроме озлобленности у людей ничего другого не вызовите.  Обходитесь в начале мягкими мерами. И только потом, когда станут появляться «систематические нарушители» (а они обязательно у вас появятся) Вы уже сможете к ним применить весь ваш набор дисциплинарных взысканий.

Ошибка № 6. Ищем нарушения, а не их причины.

Плохая подготовка внутренних аудиторов приводит к тому, что весь аудит направлен только на поиск злостных нарушителей. Никто и не пытается анализировать причины появления несоответствий. А значит уже следующий аудит выявит те же самые нарушения вновь.

Ошибка № 7. Боимся злодеев.

Во многих компаниях есть сотрудники обладающие «плохой» репутацией. Они не боятся ответить грубо, палец в рот им не клади и т.п. Многие аудиторы стараются обходить стороной подобных «типов». А в итоге впоследствии может оказаться что именно на этом участке и находятся основные причины появления многих несоответствий.

Ошибка № 8. Делаем все очень быстро.

Планируем аудит за 20 минут, объявляем о нем за один день, проводим за пару часов, а отчет по итогам аудита высылаем уже на следующий день. Скорость не самый лучший помощник для организатора внутреннего аудита. Вся система организации внутреннего аудита создавалась многими десятилетиями. Так что не стоит из-за своей торопливости ее менять.

Ошибка № 9. Не объявляем о проведении аудита заранее.

Многие думают, что внутренний аудит должен быть похож на проверки различных органов. И планировать их надо тайно, проверять всех неожиданно. Это в корне не верный подход. Одна из самых главных задач внутреннего аудита – ИСПРАВЛЕНИЕ несоответствий. А не просто их выявление. И очень часто многие несоответствия исправляются в процессе подготовки к аудиту, если о них объявлять заранее. Мы рекомендуем объявлять об аудите не менее чем за 5 дней до даты его проведения.

Ошибка № 10. Не проводит вводные и заключительные совещания.

Многие считают эти совещания не нужной формальностью и исключают их из процесса проведения внутреннего аудита. Это зря. Вводные и заключительные совещания с представителями структурных подразделений служат очень хорошим средством коммуникаций внутри компании. Необходимо использовать эти совещания для донесения до всех руководителей необходимой информации о созданной системе управления или качества, о роли и задачах внутреннего аудита. Заключительные совещания также хорошо служат для снятия напряженности после аудита и разрешения потенциальных корпоративных конфликтов. Не лишайте себя таких возможностей.

А какие еще ошибки знаете Вы? Пишите ниже в комментариях. Давайте вместе расширим наш список.



Комментарий к “10 основных ошибок при организации и проведении внутренних аудитов бизнес-процессов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *